Como preencher a guia SP/SADT para sessões de psicologia

Antes de abrir a guia

Três coisas precisam estar resolvidas antes de começar o preenchimento, e nenhuma delas se resolve dentro da guia. Tentar preencher sem elas produz retrabalho garantido.

A primeira é o cadastro da operadora completo, com o seu código de prestador junto a ela — que é diferente do código que você tem em outra operadora. A segunda é a autorização, quando o procedimento exigir, com número, validade e quantidade liberada. A terceira é a confirmação de que os dados do beneficiário batem com a carteirinha.

Vale lembrar que a guia SP/SADT é usada para serviço profissional prestado fora de internação, que é o caso das sessões de psicologia em consultório e das realizadas por telepsicologia. Alguns contratos usam a guia de consulta para o primeiro atendimento; confirme com a operadora qual documento ela espera em cada situação.

Bloco 1: identificação da guia e da operadora

Aqui entram o registro da operadora na ANS, o número que identifica a guia no seu sistema e o número da guia atribuído pela operadora quando houver autorização prévia.

O campo que mais gera confusão é o número da guia no prestador. Ele é seu, sequencial, e serve para você localizar o documento depois — não pode repetir. Se o sistema gera automaticamente, confirme que o contador não reinicia a cada ano ou a cada operadora, porque número repetido dificulta a conferência e pode ser recusado.

Guarde a relação entre o seu número e o número da operadora. Quando vier uma glosa referenciando o número dela, é por essa ligação que você chega ao atendimento.

Bloco 2: dados do beneficiário

Número da carteira, validade, nome do beneficiário e, quando aplicável, indicação de atendimento a recém-nascido. Este é o bloco que mais derruba guia, e sempre pelo mesmo motivo: divergência de um caractere.

O nome precisa constar como está na carteirinha. Quando o paciente usa nome social, o prontuário registra o nome social e a guia precisa do nome da carteira — são campos com finalidades diferentes, e tratá-los como o mesmo campo gera glosa recorrente. Vale ter os dois no cadastro, identificados.

Confira a validade da carteira contra a data do atendimento, não contra a data em que você está preenchendo. Carteira que venceu entre a sessão e o faturamento não invalida o atendimento, mas costuma exigir conversa com a operadora.

Bloco 3: contratado executante e profissional

Identificação de quem prestou o serviço: o código do contratado junto à operadora, o nome, e quando exigido o CNES. Em seguida, o profissional executante, com nome, sigla do conselho, número de inscrição, UF e o código de ocupação usado pela operadora.

Em clínica com equipe, este bloco muda a cada guia, e é onde aparece um erro específico: a guia sai com o profissional errado quando a sessão foi realizada por substituição. Se alguém atendeu no lugar de outra pessoa, a guia precisa refletir quem de fato atendeu — e, dependendo do contrato, a operadora precisa ter sido avisada.

Se o mesmo profissional atende por mais de uma clínica, confirme qual código de contratado se aplica àquele atendimento. Emitir pela pessoa jurídica errada é glosa certa e correção trabalhosa.

Bloco 4: dados do atendimento

Este bloco descreve a circunstância do atendimento, e a maioria dos campos tem valor fixo para a rotina de um consultório de psicologia — o que é bom, porque permite padronizar e conferir por exceção.

Indicação de acidente costuma ser 'não acidente'. Caráter do atendimento costuma ser eletivo. Tipo de consulta varia conforme seja primeira consulta, seguimento ou retorno, e é o campo deste bloco que efetivamente muda de uma guia para outra.

Padronize os valores fixos no sistema e revise apenas o que varia. Campo obrigatório deixado em branco é motivo de glosa administrativa, e é o tipo de erro que se repete em lote inteiro quando o padrão está errado.

Bloco 5: procedimentos executados

É o bloco que representa o que está sendo cobrado, e onde uma linha por sessão costuma ser a organização mais segura. Cada linha traz data, código da tabela, código do procedimento, descrição, quantidade e valor unitário.

O código do procedimento precisa ser o que consta do seu contrato com aquela operadora. Procedimentos de psicologia têm descrições parecidas entre si, e escolher pelo nome em vez de pelo código contratado é um erro difícil de perceber: a guia passa na validação e volta glosada por divergência.

Quando o contrato exigir hora inicial e hora final, elas precisam ser coerentes com a duração contratada da sessão e com o que a agenda registra. Divergência entre o horário da guia e o do prontuário é o tipo de inconsistência que aparece em auditoria.

Sobre o valor: use o da tabela negociada com aquela operadora, não o valor particular da clínica. São valores diferentes e é comum que o sistema traga o particular por padrão.

• Data de realização de cada sessão, uma linha por sessão.
• Código da tabela e código do procedimento conforme o contrato.
• Quantidade — normalmente 1 por linha, o que facilita conferir glosa parcial depois.
• Valor unitário da tabela negociada com aquela operadora.
• Hora inicial e final quando o contrato exigir.

Bloco 6: fechamento e assinaturas

Total geral da guia e as assinaturas exigidas. A composição das assinaturas varia conforme o contrato e o meio de envio — em envio eletrônico no padrão TISS, costuma bastar a assinatura digital do prestador; em processos que ainda envolvem papel, pode ser exigida assinatura do beneficiário.

Confirme com a operadora o que ela exige, porque este é um campo em que a prática varia bastante entre contratos, e guia devolvida por falta de assinatura consome um ciclo inteiro de envio.

A conferência antes de enviar

Validar o arquivo contra o layout oficial detecta erro de estrutura — campo obrigatório vazio, formato inválido, código inexistente. Não detecta erro de conteúdo: um número de carteira válido porém do paciente errado passa na validação e é glosado depois.

Por isso vale uma conferência humana curta, sempre nos mesmos pontos. São os que concentram a maior parte das glosas administrativas, e a revisão leva menos de um minuto por guia quando é feita na mesma ordem.

Faça a conferência antes de fechar o lote. Corrigir uma guia dentro de um lote já enviado é bem mais trabalhoso que corrigi-la antes.

• Carteira e nome conferem com a carteirinha, caractere a caractere?
• A carteira estava válida na data do atendimento?
• O profissional da guia é quem realmente atendeu?
• A autorização cobre esta data, este procedimento e esta quantidade?
• O código do procedimento é o do contrato desta operadora?
• O valor é o da tabela negociada, não o particular?
• As datas das sessões existem na agenda e têm registro correspondente?

Erros que se repetem em lote

Há uma diferença prática importante entre erro pontual e erro sistemático. O pontual custa uma guia; o sistemático custa o lote inteiro e volta no mês seguinte se a origem não for corrigida.

Erro sistemático quase sempre nasce no cadastro ou num valor padrão: código de prestador errado, tabela de valores desatualizada após reajuste, campo padrão configurado uma vez e nunca revisado. Quando várias guias voltarem com o mesmo motivo, não corrija guia por guia — corrija a origem e depois reapresente.

Vale registrar, a cada ciclo, quais motivos apareceram e em quantas guias. Depois de dois ou três meses esse registro aponta exatamente onde o processo vaza, e normalmente concentra em dois ou três pontos.